Política de Privacidad — Prismo

1. Introducción

Esta Política describe cómo Sonika Space recopila, usa, almacena y protege la información personal tratada a través de Prismo, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.

2. Responsable del Tratamiento

• Razón social: Sonika Space (CARDONA ZAPATA JISETH)
• Domicilio: Bucaramanga, Santander, Colombia
• Dirección: Cra 20 110-69, Bucaramanga, Santander, Colombia
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 315 826 1931

Sonika Space trata directamente los datos: no hay un tercero encargado del tratamiento distinto de sus proveedores de infraestructura, que actúan bajo acuerdos de confidencialidad.

3. Proveedores de inteligencia artificial y transferencia internacional de datos

El procesamiento automatizado descrito se apoya en proveedores externos de modelos de lenguaje, que actúan como encargados por cuenta del Responsable del Tratamiento y bajo acuerdo de confidencialidad.

Los datos salen del país. Esos proveedores procesan la información en su propia infraestructura, ubicada en Estados Unidos y en China. Ninguno de esos dos países figura entre aquellos a los que la autoridad de protección de datos aplicable haya reconocido un nivel adecuado de protección, de modo que esta transferencia internacional se ampara en la autorización expresa del titular, que se otorga al aceptar este documento.

La lista vigente de proveedores, con su país, puede consultarse escribiendo a [email protected]. Esa lista puede cambiar dentro de los países nombrados aquí; si en el futuro se suma un proveedor domiciliado en otro país, se solicitará una autorización nueva antes de que los datos se traten allí.

El detalle de qué se procesa de forma automática y qué requiere la revisión de una persona está en la Autorización para el procesamiento automatizado de comunicaciones.

4. Información que se recopila

• Datos de identificación y contacto de los usuarios de la plataforma (nombre, correo, teléfono).
• Datos de contacto de los clientes y prospectos que la organización usuaria carga o que llegan por los canales conectados.
• Contenido de las conversaciones gestionadas a través del sistema.
• Datos técnicos de uso: registros de acceso, direcciones IP y trazas de actividad necesarias para la seguridad.

5. Finalidad del Tratamiento

• Prestar el servicio de gestión de conversaciones y seguimiento comercial.
• Autenticar a los usuarios y controlar el acceso a la información de cada organización.
• Generar resúmenes, clasificaciones y sugerencias mediante procesamiento automatizado (ver Autorización para el procesamiento automatizado de comunicaciones).
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridad competente.

6. Derechos del Titular

Todo titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.

Estas solicitudes se atienden escribiendo a [email protected], que es el canal habilitado para ejercer estos derechos.

7. Protección de la información

• El acceso a los datos está restringido por organización: un usuario sólo ve la información de la suya.
• La información se transmite cifrada y se almacena en servidores con acceso controlado.
• Los accesos quedan registrados para poder auditarlos.

8. Compartir información

No se comparte información personal con terceros, salvo: (a) requerimiento de autoridad competente, (b) proveedores de infraestructura y de modelos de lenguaje que la procesan para prestar el servicio, bajo acuerdos de confidencialidad y sin usarla para fines propios.

9. Retención

La información se conserva mientras la cuenta esté activa o mientras exista una obligación legal o contractual que lo justifique. Terminada esa obligación, se elimina o se anonimiza (ver Política de Eliminación de Cuenta y Datos).

10. Vigencia

Esta política rige desde septiembre de 2026. Las bases de datos se mantienen vigentes mientras dure la relación de servicio y por el tiempo adicional que exijan las obligaciones legales aplicables.

11. Cambios en la política

Esta política puede modificarse. Los cambios se avisan a través de la aplicación y, cuando impliquen una nueva autorización, se solicita firmarla de nuevo.

Última actualización: septiembre de 2026.